Toute livraison réussie commence bien avant que le transporteur ne vienne récupérer le colis. Elle débute au poste d’emballage, où les bons produits, les bonnes quantités et les détails de la commande doivent être rassemblés avec précision. Un seul article manquant ou un produit incorrect engendre un surcroît de travail évitable au niveau de la préparation des commandes, du service client, des retours et des envois de remplacement.
Afin de remédier à ces problèmes chronophages, ClickShip est ravi d’annoncer « Scan & Ship », un nouveau module complémentaire conçu pour renforcer la vérification au sein de votre processus de traitement des commandes. Les équipes disposent désormais d’un moyen simple de scanner les produits lors de l’emballage d’une commande et de confirmer chaque article avant de passer à la préparation de l’expédition.
Il en résulte un processus d’emballage plus clair, une plus grande précision des commandes et une plus grande confiance avant qu’un envoi ne quitte vos locaux.
Scan & Ship est un module complémentaire de vérification des commandes intégré au flux de traitement des commandes de ClickShip. Lors du traitement d’une commande depuis la page « Commandes », votre équipe scanne chaque produit physique au fur et à mesure de son insertion dans le colis. ClickShip compare l’article scanné aux produits répertoriés dans la commande et suit la progression jusqu’à ce que tous les articles requis aient été confirmés.
Une fois la vérification terminée, la commande suit le reste du processus de traitement des commandes de ClickShip. Votre équipe peut modifier les détails du colis, consulter les tarifs d’expédition disponibles, sélectionner un service et préparer l’expédition comme d’habitude.
La fonctionnalité « Scan & Ship » prend en charge les scanners de codes-barres pour un processus d’emballage rapide et pratique. Les équipes ne disposant pas de scanner peuvent tout de même bénéficier de cette aide à la vérification en saisissant manuellement la référence (SKU) ou le code-barres d’un produit.
Les contrôles visuels manuels des articles reposent sur la mémoire, la concentration et la capacité à distinguer rapidement des produits similaires. Ces contrôles deviennent plus difficiles pendant les périodes d’expédition chargées, lorsque le volume de commandes augmente et que les équipes doivent traiter de longues files d’attente de préparation et d’emballage.
De nombreux catalogues de produits comprennent également des articles présentant de légères différences. Deux chemises peuvent être de la même couleur mais de tailles différentes. Deux pièces de rechange peuvent sembler presque identiques tout en étant destinées à des modèles différents. Une commande comportant plusieurs articles peut inclure des quantités en double, des accessoires ou des variantes stockées à proximité les unes des autres.
Scan & Ship offre à l’équipe d’emballage un processus de confirmation article par article. Au lieu de se fier uniquement à un contrôle visuel final, l’équipe vérifie les produits pendant l’opération d’emballage proprement dite. Cette approche permet de détecter les problèmes avant que le colis ne soit fermé, étiqueté et remis au transporteur.
Un seul produit erroné peut perturber l’ensemble de votre flux de travail en aval. Le client doit signaler le problème et attendre une réponse. Un chargé de service examine la commande, confirme l’erreur et explique la marche à suivre. L’entrepôt localise l’article correct, le reconditionne et prépare un envoi de remplacement.
L’entreprise peut également devoir prendre en charge les frais d’une nouvelle étiquette d’expédition, du transport de retour, d’un emballage de remplacement ou d’un remboursement. Les registres de stock doivent être vérifiés lorsque le produit expédié et la commande enregistrée ne correspondent plus. Si l’article manquant ou erroné était nécessaire pour un événement, un cadeau, une réparation ou une échéance de production, l’impact sur le client est d’autant plus important.
Une étape de vérification au poste d’emballage permet de résoudre le problème dès que possible. L’employé a déjà la commande, les produits et le colis sous les yeux. Vérifier chaque article à ce stade est plus efficace que de corriger l’expédition après la livraison.
La précision des commandes doit être considérée comme une norme opérationnelle, et non seulement comme un objectif de service client. De meilleurs contrôles d’emballage permettent de préserver à la fois la productivité de l’entrepôt, de maîtriser les coûts d’expédition, de garantir l’intégrité des stocks et d’optimiser l’expérience client. La solution « Scan & Ship » a été spécialement conçue dans cette optique.
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Étape |
Action |
Que se passe-t-il |
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1 |
Ouvrez la commande |
Sélectionnez la commande à traiter depuis la page « Commandes » de ClickShip. |
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2 |
Vérifiez la liste des produits |
Consultez les produits et les quantités prévus pour la commande avant de commencer l'emballage. |
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3 |
Scannez chaque produit |
Utilisez un lecteur de codes-barres à mesure que chaque produit est placé dans le colis. |
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4 |
Recourez à la saisie manuelle si nécessaire |
Saisissez la référence ou le code-barres du produit lorsque vous ne disposez pas de lecteur de codes-barres. |
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5 |
Effectuez une vérification complète |
Vérifiez chaque produit répertorié avant de passer à la préparation de l'expédition. |
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6 |
Finaliser l'expédition |
Modifiez les détails du colis et sélectionnez les tarifs d'expédition via le processus habituel de ClickShip. |
La numérisation de chaque produit lors de l’emballage permet d’identifier les articles incorrects avant l’expédition. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les catalogues de produits comportant des emballages similaires, des références étroitement liées, plusieurs tailles ou de nombreuses variantes de couleurs.
La confirmation au niveau de chaque article permet un contrôle plus rigoureux qu’une simple vérification visuelle générale à la fin de l’emballage. L’équipe voit ce que la commande requiert et vérifie les produits au fur et à mesure de leur manutention.
Les commandes multiproduits présentent un risque accru d’omission, en particulier lorsque les produits proviennent de rayons ou de zones de préparation différents. Scan & Ship suit la progression de la vérification de la commande afin que l’équipe sache quand chaque produit répertorié a été traité.
Une erreur d’emballage entraîne souvent plusieurs tâches de suivi. Le service client examine le problème, l’entrepôt prépare un produit de remplacement, l’entreprise achète une nouvelle étiquette et le client attend une résolution. Détecter le problème avant l’expédition permet de gagner du temps à tous les niveaux de l’organisation.
Une étape de vérification reproductible permet à chaque emballeur de suivre la même norme. La cohérence est essentielle lorsque les équipes recrutent du personnel saisonnier, prolongent leurs horaires d’ouverture, emménagent dans des locaux plus spacieux ou répartissent le travail entre plusieurs postes d’emballage.
À mesure que le volume quotidien de commandes augmente, les contrôles informels deviennent plus difficiles à gérer. Scan & Ship apporte une structure sans obliger les équipes à abandonner le flux de travail existant de ClickShip concernant les colis et les tarifs.
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Domaine |
Vérification manuelle |
Avec Scan & Ship |
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Confirmation du produit |
Vérification visuelle de la commande et des articles |
Vérification du code-barres ou de la référence lors de l'emballage |
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Délais |
Souvent effectué une fois les produits rassemblés |
Effectuée au fur et à mesure que chaque produit est placé dans le colis |
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Produits similaires |
Dépend de l'identification visuelle effectuée par l'emballeur |
Utilise des identifiants de produit pour faciliter la confirmation |
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Matériel |
Aucun scanner requis |
Prise en charge du scanner, avec saisie manuelle du SKU ou du code-barres disponible |
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Flux de travail d'expédition |
Passez à l'étape d'emballage et de sélection des tarifs |
Passez au même processus de sélection de l'emballage et du tarif après vérification |
Scan & Ship apporte une valeur ajoutée partout où la précision des produits est essentielle, qu'il s'agisse d'une petite salle d'expédition ou d'un entrepôt plus vaste où plusieurs emballeurs travaillent simultanément. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises traitant des commandes comportant plusieurs articles, des catalogues volumineux ou des produits présentant des caractéristiques visuelles similaires.
Vêtements et chaussures. Vérifiez le modèle, la taille, la couleur et la quantité avant de fermer le colis.
Santé et beauté. Distinguez les flacons, teintes, formules, formats et variantes de produits similaires.
Électronique et accessoires. Vérifiez les accessoires spécifiques à chaque modèle, les adaptateurs, les câbles et les pièces de rechange.
Produits alimentaires et boissons de spécialité. Vérifiez les variétés de produits, les formats d’emballage, les lots et les commandes comprenant plusieurs articles.
Coffrets d’abonnement et kits. Vérifiez chaque composant inclus dans un coffret sélectionné ou un kit de montage.
Pièces détachées et fournitures. Utilisez les identifiants des produits pour distinguer les pièces visuellement similaires mais destinées à des usages différents.
Scan & Ship prend en charge l’utilisation de scanners de codes-barres, mais aucun matériel de ce type n’est obligatoire. Si votre équipe ne dispose pas de scanner au poste d’emballage, la référence produit (SKU) ou le code-barres est saisi manuellement pour valider l’étape de vérification.
Cette flexibilité offre aux entreprises un point de départ pratique. Une petite structure peut commencer par la saisie manuelle, puis introduire des scanners à mesure que le volume de commandes augmente. Un entrepôt plus important peut utiliser des scanners sur ses postes principaux tout en conservant la saisie manuelle comme solution de secours ou pour les situations nécessitant un traitement particulier.
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Mise en pratique |
Pourquoi est-ce important ? |
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Veillez à l'exactitude des identifiants de produits |
Vérifiez les données relatives aux références et aux codes-barres dans l'ensemble de votre catalogue de produits. Des identifiants clairs et cohérents facilitent le processus de vérification. |
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Aménagez le poste d’emballage |
Placez le scanner à un endroit où les employés peuvent l'atteindre facilement tout en manipulant les produits et les matériaux d'emballage. |
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Suivez une séquence d'emballage unique |
Scannez le produit, placez-le dans l’emballage, puis passez à l’article suivant. Une séquence cohérente réduit les incertitudes. |
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Formez vos collaborateurs à l'ensemble du flux de travail |
Montrez aux employés comment la vérification s'articule avec la modification de l'emballage, la sélection du tarif, la création d'étiquettes et la finalisation de l'expédition. |
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Faites une pause lorsque les informations ne correspondent pas |
Vérifiez à nouveau le produit physique et les informations de la commande avant de poursuivre l'emballage. |
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Effectuez une vérification pour chaque commande concernée |
Une norme cohérente est plus facile à respecter et à gérer qu’un processus utilisé uniquement pendant les périodes de forte activité. |
Après avoir intégré Scan & Ship au processus de préparation des commandes, examinez les résultats liés à la qualité de l’emballage et à la cohérence du flux de travail. L’objectif est de déterminer si l’étape de vérification réduit le travail superflu tout en favorisant un rythme d’emballage efficace.
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Mesurer |
Éléments à examiner |
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Problèmes d’exactitude des commandes |
Suivez les signalements des clients concernant des produits erronés, manquants ou en surplus. |
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Envois de remplacement |
Vérifiez à quelle fréquence l'équipe effectue une deuxième expédition à la suite d'une erreur d'emballage. |
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Retours liés à l'exécution des commandes |
Distinguez les retours liés aux préférences du client de ceux dus à un article incorrect. |
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Contacts au service client |
Suivez les demandes liées au contenu des commandes, aux produits manquants et aux remplacements de produits. |
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Temps d’emballage |
Comparez le temps nécessaire par commande en tenant compte de la réduction des corrections et des réexpéditions. |
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Cohérence de la formation |
Vérifiez si les employés, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés, suivent la même procédure de vérification. |
Examinez ces indicateurs ensemble. Une légère augmentation du temps d’emballage peut tout de même se traduire par un meilleur résultat global si l’entreprise enregistre moins d’erreurs, de remplacements, de retours et de demandes d’assistance. Le meilleur indicateur est le coût total et l’effort nécessaires pour traiter correctement une commande client.
Oui. Scan & Ship est désormais disponible en tant que module complémentaire de ClickShip.
Non. Les équipes ont également la possibilité de saisir manuellement la référence (SKU) ou le code-barres d’un produit.
Scan & Ship s'utilise lors du traitement des commandes depuis la page « Commandes », avant la modification des colis et la sélection des tarifs d'expédition.
Non. Elle ajoute une étape de vérification avant le processus existant de préparation du colis et de sélection des tarifs.
Cette fonctionnalité est utile pour les commandes comportant plusieurs articles, les produits présentant des variantes similaires, les catalogues volumineux et les opérations de traitement des commandes impliquant plusieurs emballeurs.
Aucun contrôle de traitement des commandes ne permet d’éliminer tous les risques. La précision des données produit, la lisibilité des identifiants, une formation adéquate et un processus d’emballage cohérent restent essentiels.
La rapidité de la préparation des commandes est importante, mais elle doit s'appuyer sur un processus fiable. Scan & Ship aide les utilisateurs de ClickShip à vérifier les produits pendant l'emballage, à détecter plus tôt les erreurs évitables et à passer à la préparation de l'expédition en toute confiance.
Cette fonctionnalité s'intègre parfaitement au flux de travail que votre équipe suit déjà. Scannez chaque article ou saisissez son identifiant manuellement, confirmez l'intégralité de la commande, puis modifiez les colis et sélectionnez les tarifs d'expédition comme d'habitude.
Connectez-vous à votre compte ClickShip pour essayer Scan & Ship dès aujourd’hui et découvrez un nouveau niveau de contrôle pratique pour votre entreprise.