Présentation de Scan & Ship : une méthode plus rapide et plus précise pour traiter les commandes dans ClickShip

Toute livraison réussie commence bien avant que le transporteur ne vienne récupérer le colis. Elle débute au poste d’emballage, où les bons produits, les bonnes quantités et les détails de la commande doivent être rassemblés avec précision. Un seul article manquant ou un produit incorrect engendre un surcroît de travail évitable au niveau de la préparation des commandes, du service client, des retours et des envois de remplacement.

Afin de remédier à ces problèmes chronophages, ClickShip est ravi d’annoncer « Scan & Ship », un nouveau module complémentaire conçu pour renforcer la vérification au sein de votre processus de traitement des commandes. Les équipes disposent désormais d’un moyen simple de scanner les produits lors de l’emballage d’une commande et de confirmer chaque article avant de passer à la préparation de l’expédition.

Il en résulte un processus d’emballage plus clair, une plus grande précision des commandes et une plus grande confiance avant qu’un envoi ne quitte vos locaux.

Qu’est-ce que « Scan & Ship » ?

Scan & Ship est un module complémentaire de vérification des commandes intégré au flux de traitement des commandes de ClickShip. Lors du traitement d’une commande depuis la page « Commandes », votre équipe scanne chaque produit physique au fur et à mesure de son insertion dans le colis. ClickShip compare l’article scanné aux produits répertoriés dans la commande et suit la progression jusqu’à ce que tous les articles requis aient été confirmés.

Une fois la vérification terminée, la commande suit le reste du processus de traitement des commandes de ClickShip. Votre équipe peut modifier les détails du colis, consulter les tarifs d’expédition disponibles, sélectionner un service et préparer l’expédition comme d’habitude.

La fonctionnalité « Scan & Ship » prend en charge les scanners de codes-barres pour un processus d’emballage rapide et pratique. Les équipes ne disposant pas de scanner peuvent tout de même bénéficier de cette aide à la vérification en saisissant manuellement la référence (SKU) ou le code-barres d’un produit.

Pourquoi la vérification des produits est-elle importante ?

Les contrôles visuels manuels des articles reposent sur la mémoire, la concentration et la capacité à distinguer rapidement des produits similaires. Ces contrôles deviennent plus difficiles pendant les périodes d’expédition chargées, lorsque le volume de commandes augmente et que les équipes doivent traiter de longues files d’attente de préparation et d’emballage.

De nombreux catalogues de produits comprennent également des articles présentant de légères différences. Deux chemises peuvent être de la même couleur mais de tailles différentes. Deux pièces de rechange peuvent sembler presque identiques tout en étant destinées à des modèles différents. Une commande comportant plusieurs articles peut inclure des quantités en double, des accessoires ou des variantes stockées à proximité les unes des autres.

Scan & Ship offre à l’équipe d’emballage un processus de confirmation article par article. Au lieu de se fier uniquement à un contrôle visuel final, l’équipe vérifie les produits pendant l’opération d’emballage proprement dite. Cette approche permet de détecter les problèmes avant que le colis ne soit fermé, étiqueté et remis au transporteur.

Les répercussions plus larges d’une erreur d’emballage

Un seul produit erroné peut perturber l’ensemble de votre flux de travail en aval. Le client doit signaler le problème et attendre une réponse. Un chargé de service examine la commande, confirme l’erreur et explique la marche à suivre. L’entrepôt localise l’article correct, le reconditionne et prépare un envoi de remplacement.

L’entreprise peut également devoir prendre en charge les frais d’une nouvelle étiquette d’expédition, du transport de retour, d’un emballage de remplacement ou d’un remboursement. Les registres de stock doivent être vérifiés lorsque le produit expédié et la commande enregistrée ne correspondent plus. Si l’article manquant ou erroné était nécessaire pour un événement, un cadeau, une réparation ou une échéance de production, l’impact sur le client est d’autant plus important.

Une étape de vérification au poste d’emballage permet de résoudre le problème dès que possible. L’employé a déjà la commande, les produits et le colis sous les yeux. Vérifier chaque article à ce stade est plus efficace que de corriger l’expédition après la livraison.

La précision des commandes doit être considérée comme une norme opérationnelle, et non seulement comme un objectif de service client. De meilleurs contrôles d’emballage permettent de préserver à la fois la productivité de l’entrepôt, de maîtriser les coûts d’expédition, de garantir l’intégrité des stocks et d’optimiser l’expérience client. La solution « Scan & Ship » a été spécialement conçue dans cette optique.

Fonctionnement de Scan & Ship

Principaux avantages de « Scan & Ship »

1. Réduire les erreurs d'emballage

La numérisation de chaque produit lors de l’emballage permet d’identifier les articles incorrects avant l’expédition. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les catalogues de produits comportant des emballages similaires, des références étroitement liées, plusieurs tailles ou de nombreuses variantes de couleurs.

2. Améliorer la précision des commandes

La confirmation au niveau de chaque article permet un contrôle plus rigoureux qu’une simple vérification visuelle générale à la fin de l’emballage. L’équipe voit ce que la commande requiert et vérifie les produits au fur et à mesure de leur manutention.

3. Éviter les articles manquants

Les commandes multiproduits présentent un risque accru d’omission, en particulier lorsque les produits proviennent de rayons ou de zones de préparation différents. Scan & Ship suit la progression de la vérification de la commande afin que l’équipe sache quand chaque produit répertorié a été traité.

4. Réduire les tâches de service évitables

Une erreur d’emballage entraîne souvent plusieurs tâches de suivi. Le service client examine le problème, l’entrepôt prépare un produit de remplacement, l’entreprise achète une nouvelle étiquette et le client attend une résolution. Détecter le problème avant l’expédition permet de gagner du temps à tous les niveaux de l’organisation.

5. Mettre en place un processus de traitement des commandes cohérent

Une étape de vérification reproductible permet à chaque emballeur de suivre la même norme. La cohérence est essentielle lorsque les équipes recrutent du personnel saisonnier, prolongent leurs horaires d’ouverture, emménagent dans des locaux plus spacieux ou répartissent le travail entre plusieurs postes d’emballage.

6. Prendre en charge un volume de commandes plus important

À mesure que le volume quotidien de commandes augmente, les contrôles informels deviennent plus difficiles à gérer. Scan & Ship apporte une structure sans obliger les équipes à abandonner le flux de travail existant de ClickShip concernant les colis et les tarifs.

Comparaison entre la vérification manuelle et Scan & Ship

Conçu pour différents produits et opérations de traitement des commandes

Scan & Ship apporte une valeur ajoutée partout où la précision des produits est essentielle, qu'il s'agisse d'une petite salle d'expédition ou d'un entrepôt plus vaste où plusieurs emballeurs travaillent simultanément. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises traitant des commandes comportant plusieurs articles, des catalogues volumineux ou des produits présentant des caractéristiques visuelles similaires.

Vêtements et chaussures. Vérifiez le modèle, la taille, la couleur et la quantité avant de fermer le colis.

Santé et beauté. Distinguez les flacons, teintes, formules, formats et variantes de produits similaires.

Électronique et accessoires. Vérifiez les accessoires spécifiques à chaque modèle, les adaptateurs, les câbles et les pièces de rechange.

Produits alimentaires et boissons de spécialité. Vérifiez les variétés de produits, les formats d’emballage, les lots et les commandes comprenant plusieurs articles.

Coffrets d’abonnement et kits. Vérifiez chaque composant inclus dans un coffret sélectionné ou un kit de montage.

Pièces détachées et fournitures. Utilisez les identifiants des produits pour distinguer les pièces visuellement similaires mais destinées à des usages différents.

Vous n’avez pas de lecteur de codes-barres ? Pas de problème.

Scan & Ship prend en charge l’utilisation de scanners de codes-barres, mais aucun matériel de ce type n’est obligatoire. Si votre équipe ne dispose pas de scanner au poste d’emballage, la référence produit (SKU) ou le code-barres est saisi manuellement pour valider l’étape de vérification.

Cette flexibilité offre aux entreprises un point de départ pratique. Une petite structure peut commencer par la saisie manuelle, puis introduire des scanners à mesure que le volume de commandes augmente. Un entrepôt plus important peut utiliser des scanners sur ses postes principaux tout en conservant la saisie manuelle comme solution de secours ou pour les situations nécessitant un traitement particulier.

Conseils pratiques pour un flux de travail Scan & Ship efficace

Comment évaluer l’impact opérationnel

Après avoir intégré Scan & Ship au processus de préparation des commandes, examinez les résultats liés à la qualité de l’emballage et à la cohérence du flux de travail. L’objectif est de déterminer si l’étape de vérification réduit le travail superflu tout en favorisant un rythme d’emballage efficace.

Examinez ces indicateurs ensemble. Une légère augmentation du temps d’emballage peut tout de même se traduire par un meilleur résultat global si l’entreprise enregistre moins d’erreurs, de remplacements, de retours et de demandes d’assistance. Le meilleur indicateur est le coût total et l’effort nécessaires pour traiter correctement une commande client.

Foire aux questions

Scan & Ship est-il déjà disponible ?

Oui. Scan & Ship est désormais disponible en tant que module complémentaire de ClickShip.

Un lecteur de codes-barres est-il nécessaire ?

Non. Les équipes ont également la possibilité de saisir manuellement la référence (SKU) ou le code-barres d’un produit.

À quelle étape du processus de traitement des commandes cette fonctionnalité intervient-elle ?

Scan & Ship s'utilise lors du traitement des commandes depuis la page « Commandes », avant la modification des colis et la sélection des tarifs d'expédition.

Scan & Ship remplace-t-il le processus d'expédition actuel ?

Non. Elle ajoute une étape de vérification avant le processus existant de préparation du colis et de sélection des tarifs.

Quels types de commandes en bénéficient le plus ?

Cette fonctionnalité est utile pour les commandes comportant plusieurs articles, les produits présentant des variantes similaires, les catalogues volumineux et les opérations de traitement des commandes impliquant plusieurs emballeurs.

La numérisation élimine-t-elle toutes les sources d’erreur de traitement des commandes ?

Aucun contrôle de traitement des commandes ne permet d’éliminer tous les risques. La précision des données produit, la lisibilité des identifiants, une formation adéquate et un processus d’emballage cohérent restent essentiels.

Une méthode plus sûre pour emballer et expédier

La rapidité de la préparation des commandes est importante, mais elle doit s'appuyer sur un processus fiable. Scan & Ship aide les utilisateurs de ClickShip à vérifier les produits pendant l'emballage, à détecter plus tôt les erreurs évitables et à passer à la préparation de l'expédition en toute confiance.

Cette fonctionnalité s'intègre parfaitement au flux de travail que votre équipe suit déjà. Scannez chaque article ou saisissez son identifiant manuellement, confirmez l'intégralité de la commande, puis modifiez les colis et sélectionnez les tarifs d'expédition comme d'habitude.

Connectez-vous à votre compte ClickShip pour essayer Scan & Ship dès aujourd’hui et découvrez un nouveau niveau de contrôle pratique pour votre entreprise.